Πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης: Ο πλήρης οδηγός για τις επιχειρήσεις το 2026

Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση περνά στη νέα της φάση και πλέον αφορά πολύ περισσότερες επιχειρήσεις στην Ελλάδα. Για αρκετούς επαγγελματίες, όμως, παραμένει θολό τι ακριβώς σημαίνει «πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης», ποια είναι η διαφορά του από ένα απλό ERP και τι πρέπει να κάνουν πριν ξεκινήσει η υποχρέωση.

Ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης λειτουργεί ουσιαστικά ως ο ψηφιακός ενδιάμεσος ανάμεσα στην επιχείρηση και την ΑΑΔΕ, αναλαμβάνοντας τη διαβίβαση των παραστατικών στο myDATA με αυτοματοποιημένο τρόπο.

Η μετάβαση είναι σημαντική, καθώς η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν αφορά πλέον μόνο τις πολύ μεγάλες επιχειρήσεις.

Τι είναι ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης;

Στην επίσημη ορολογία της ΑΑΔΕ, πρόκειται για τις Υπηρεσίες Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων (ΥΠΑΗΕΣ).

Πρόκειται για αδειοδοτημένη υπηρεσία που αναλαμβάνει την ηλεκτρονική έκδοση και διαβίβαση των παραστατικών προς το myDATA. Η διαβίβαση πραγματοποιείται με ευθύνη του παρόχου και σε πραγματικό χρόνο κατά την έκδοση του παραστατικού.

Με απλά λόγια, η διαδικασία είναι:

Έκδοση τιμολογίου → Πάροχος → myDATA → ΜΑΡΚ → τελικό ηλεκτρονικό παραστατικό

Το τιμολόγιο υποβάλλεται στους απαραίτητους ελέγχους του myDATA και λαμβάνει τον Μοναδικό Αριθμό Καταχώρισης (ΜΑΡΚ).

Το ηλεκτρονικό παραστατικό συνοδεύεται επίσης από QR code, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο της αυθεντικότητάς του.

Ποιοι πρέπει να περάσουν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Η υποχρεωτική εφαρμογή γίνεται σταδιακά.

Η πρώτη περίοδος αφορά επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1 εκατ. ευρώ, με βάση τα φορολογικά δεδομένα του 2023. Για τις συγκεκριμένες επιχειρήσεις η διαδικασία έχει ήδη ξεκινήσει.

Στη δεύτερη περίοδο εντάσσονται οι λοιπές επιχειρήσεις, δηλαδή εκείνες που δεν ανήκουν στην πρώτη κατηγορία. Το χρονοδιάγραμμα έχει τροποποιηθεί με απόφαση της ΑΑΔΕ το 2026, επομένως οι επιχειρήσεις θα πρέπει να ελέγξουν με τον λογιστή τους την ημερομηνία που αφορά τη δική τους περίπτωση.

Η νέα διαδικασία αφορά, μεταξύ άλλων, τιμολόγια B2B, δηλαδή συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων, ενώ υπάρχουν ειδικές προβλέψεις και για συναλλαγές με τρίτες χώρες και προς το Δημόσιο.

Πάροχος δεν σημαίνει απλώς «έχω ERP»

Εδώ βρίσκεται μία από τις σημαντικότερες λεπτομέρειες.

Το γεγονός ότι μία επιχείρηση χρησιμοποιεί εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα που διαβιβάζει δεδομένα στο myDATA δεν σημαίνει αυτομάτως ότι χρησιμοποιεί υπηρεσία παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Η ΑΑΔΕ ξεχωρίζει τα διαθέσιμα κανάλια διαβίβασης, μεταξύ των οποίων βρίσκονται οι πάροχοι ηλεκτρονικής τιμολόγησης, το timologio, το myDATAapp, τα ERP και άλλες λύσεις.

Επομένως, πριν επιλέξει κάποιος λύση, πρέπει να εξετάσει με ποιον ακριβώς τρόπο εκδίδει και διαβιβάζει τα παραστατικά του.

Πώς λειτουργεί στην πράξη;

Η διαδικασία μπορεί να γίνει σχεδόν αυτόματα.

Ο επαγγελματίας δημιουργεί το τιμολόγιο μέσα από το λογισμικό του. Στη συνέχεια, ο πάροχος αναλαμβάνει τη διαβίβαση των απαραίτητων στοιχείων στην ΑΑΔΕ.

Το myDATA πραγματοποιεί τους προβλεπόμενους ελέγχους και επιστρέφει τον ΜΑΡΚ, ο οποίος συνδέεται με το παραστατικό.

Έτσι, η επιχείρηση δεν χρειάζεται να πραγματοποιεί ξεχωριστή χειροκίνητη διαδικασία για κάθε τιμολόγιο.

Πάροχος ή δωρεάν λύση της ΑΑΔΕ;

Δεν είναι απαραίτητο κάθε επιχείρηση να πληρώνει υποχρεωτικά έναν εμπορικό πάροχο.

Υπάρχουν και οι εφαρμογές της ΑΑΔΕ, όπως το timologio και το myDATAapp, οι οποίες αποτελούν εναλλακτικές λύσεις για συγκεκριμένες ανάγκες.

Η επιλογή εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης, τον αριθμό των παραστατικών, το αν υπάρχει ERP, τις ανάγκες αυτοματοποίησης και τον τρόπο με τον οποίο συνεργάζεται η επιχείρηση με τον λογιστή της.

Για έναν ελεύθερο επαγγελματία με λίγα τιμολόγια, μία απλή λύση μπορεί να είναι αρκετή.

Για μία επιχείρηση με πολλά καθημερινά τιμολόγια, αποθήκη, ERP, e-shop ή σύνθετες διαδικασίες, η αυτοματοποίηση που προσφέρει ένας πάροχος μπορεί να είναι πολύ πιο πρακτική.

Πώς επιλέγεις πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης;

Η ΑΑΔΕ διαθέτει επίσημη λίστα με τα αδειοδοτημένα λογισμικά παρόχων ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Στη λίστα περιλαμβάνονται λύσεις όπως SoftOne eInvoicing, Entersoft e-Invoicing, IMPACT myDATA connect, Epsilon Digital και πολλές ακόμη.

Δεν υπάρχει όμως ένας πάροχος που να είναι ιδανικός για όλους.

Πριν πάρεις απόφαση, αξίζει να ελέγξεις:

1. Συμβατότητα με το ERP

Αν ήδη χρησιμοποιείς εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα, η συμβατότητα με τον πάροχο είναι κρίσιμη.

Δεν έχει νόημα να επιλέξεις μία υπηρεσία που θα απαιτεί συνεχείς χειροκίνητες καταχωρίσεις.

2. Κόστος

Δες όχι μόνο τη μηνιαία ή ετήσια συνδρομή αλλά και:

• κόστος ανά παραστατικό,
• κόστος ενεργοποίησης,
• επιπλέον χρεώσεις,
• κόστος υποστήριξης,
• όρια στον αριθμό τιμολογίων.

Μία φθηνή λύση στην αρχή μπορεί να αποδειχθεί ακριβότερη αν υπάρχουν πολλές πρόσθετες χρεώσεις.

3. Αυτοματισμοί

Όσο αυξάνεται ο όγκος των παραστατικών, τόσο μεγαλύτερη σημασία έχει η αυτοματοποίηση.

Αναζήτησε λειτουργίες όπως αυτόματη διαβίβαση, ενημέρωση κατάστασης, αρχειοθέτηση και διασύνδεση με το ERP.

4. Υποστήριξη

Σε περίπτωση προβλήματος με την έκδοση ή τη διαβίβαση ενός τιμολογίου, η τεχνική υποστήριξη μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα σημαντική.

5. Δημόσιες συμβάσεις

Αν η επιχείρηση συνεργάζεται με το Δημόσιο, πρέπει να εξεταστεί και η υποστήριξη B2G ηλεκτρονικής τιμολόγησης και PEPPOL.

Για την αποστολή ηλεκτρονικών τιμολογίων προς το Δημόσιο απαιτούνται συγκεκριμένες προϋποθέσεις και πιστοποιημένο σημείο πρόσβασης PEPPOL.

Πόσο σημαντικό είναι το myDATA;

Το myDATA αποτελεί τον βασικό ψηφιακό μηχανισμό της ΑΑΔΕ για τη διαβίβαση των δεδομένων των παραστατικών.

Ο πάροχος δεν αντικαθιστά την ΑΑΔΕ. Διασυνδέει την επιχείρηση με το σύστημα της ΑΑΔΕ και αναλαμβάνει τη διαδικασία διαβίβασης σύμφωνα με τις προβλεπόμενες προδιαγραφές.

Γι’ αυτό και η επιλογή αδειοδοτημένου λογισμικού έχει ιδιαίτερη σημασία. Η ΑΑΔΕ δημοσιεύει σχετική επίσημη λίστα με τα λογισμικά που έχουν λάβει άδεια καταλληλότητας.

Τι πρέπει να κάνει τώρα μία επιχείρηση;

Η μετάβαση δεν είναι κάτι που αξίζει να γίνει την τελευταία στιγμή.

Μία πρακτική σειρά ενεργειών είναι:

1. Μίλησε με τον λογιστή σου.
Δες ακριβώς αν και πότε υπάγεσαι στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση.

2. Έλεγξε το υπάρχον πρόγραμμα τιμολόγησης.
Μάθε αν υποστηρίζει πάροχο και ποια λύση μπορεί να χρησιμοποιηθεί.

3. Σύγκρινε αδειοδοτημένους παρόχους.
Μην επιλέξεις αποκλειστικά με βάση τη χαμηλότερη τιμή.

4. Υπολόγισε τον πραγματικό όγκο τιμολογίων.
Αυτό επηρεάζει σημαντικά το κόστος.

5. Κάνε δοκιμές πριν την έναρξη.
Η διαδικασία πρέπει να λειτουργεί κανονικά πριν αρχίσεις να βασίζεσαι σε αυτή για τις καθημερινές συναλλαγές.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι υποχρεωτικό να έχω πάροχο;

Όχι απαραίτητα σε κάθε περίπτωση. Η ΑΑΔΕ διαθέτει περισσότερα από ένα κανάλια για τη διαβίβαση δεδομένων, ενώ υπάρχουν και εφαρμογές όπως το timologio και το myDATAapp. Το αν απαιτείται συγκεκριμένα πάροχος εξαρτάται από την περίπτωση και το ισχύον χρονοδιάγραμμα.

Είναι το ERP το ίδιο με τον πάροχο;

Όχι. Ένα ERP μπορεί να αποτελεί το λογισμικό μέσα από το οποίο δημιουργείς το τιμολόγιο, όμως η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω ΥΠΑΗΕΣ αφορά αδειοδοτημένη υπηρεσία παρόχου και συγκεκριμένη διαδικασία διαβίβασης.

Τι είναι ο ΜΑΡΚ;

Ο Μοναδικός Αριθμός Καταχώρισης (ΜΑΡΚ) είναι ο αριθμός που συνδέεται με το παραστατικό μετά τη διαβίβασή του και τους σχετικούς ελέγχους στο myDATA.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω δωρεάν λύση;

Υπάρχουν εφαρμογές της ΑΑΔΕ, όπως το timologio και το myDATAapp, που μπορούν να καλύψουν συγκεκριμένες ανάγκες χωρίς την επιλογή εμπορικού παρόχου.

Πού βρίσκω τους επίσημους παρόχους;

Η ΑΑΔΕ διατηρεί επίσημη λίστα αδειοδοτημένων λογισμικών παρόχων ηλεκτρονικής τιμολόγησης, την οποία είναι καλό να συμβουλεύεσαι πριν από οποιαδήποτε επιλογή.

Η άποψή μας στο Techitnews

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι μία αλλαγή που δεν πρέπει να αντιμετωπιστεί απλώς ως ακόμη μία υποχρέωση προς την εφορία. Για μία σωστά οργανωμένη επιχείρηση μπορεί να σημαίνει λιγότερη χειροκίνητη δουλειά, καλύτερη οργάνωση και πολύ μεγαλύτερο βαθμό αυτοματοποίησης.

Το σημαντικότερο, όμως, είναι να μην επιλέξεις πάροχο βιαστικά. Η τιμή έχει σημασία, αλλά εξίσου σημαντικά είναι η αξιοπιστία, η συμβατότητα με το λογιστικό ή εμπορικό σου πρόγραμμα, η υποστήριξη και οι δυνατότητες που θα χρειαστείς πραγματικά στην καθημερινή λειτουργία.

Και πάνω απ’ όλα: μην περιμένεις την τελευταία στιγμή. Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι πολύ πιο εύκολη όταν έχει προηγηθεί σωστός έλεγχος, δοκιμή και συνεννόηση με τον λογιστή.